Desde los peores escenarios hasta los mejores: aprenda a utilizar el modelado de escenarios para preparar a su empresa para todas las incertidumbres que puedan surgir.
Por mucho que nos gustaría que fuera así, ni las bolas de cristal ni las hojas de té pueden predecir el futuro. Lo que sí sabemos con certeza es que el cambio es la única constante y que debemos estar preparados para cualquier situación que pueda surgir. Esta es una parte crucial de la gestión de la cartera de proyectos (PPM), ya que se trata de equilibrar las demandas y mantener todo bajo control.
Pero con tantas variables en juego, no basta con imaginar unos pocos resultados probables. El modelado de escenarios le proporciona las herramientas necesarias para explorar las múltiples posibilidades y preparar diversos planes de acción.
Índice
• ¿Qué es el modelado de escenarios?
• ¿Puede el modelado de escenarios pronosticar resultados positivos?
• Cómo empezar con el modelado de escenarios
• ¿Cuáles son los tipos de escenarios? – Algunos ejemplos de la vida real
• Simulaciones de escenarios con Meisterplan
• Mejores prácticas para un modelado de escenarios exitoso
• Conclusión
¿Qué es el modelado de escenarios?
El modelado de escenarios es el proceso de utilizar software informático para simular el impacto de los cambios en su cartera, sin realizar cambios reales ni afectar a nada concreto. Para ello, seleccione variables, como el tiempo o los recursos, en una versión simulada de su cartera. A continuación, ajústelas para ver cómo se desarrollaría el plan propuesto. No se trata de predicciones inamovibles, sino simplemente de representaciones de hipótesis basadas en sus datos y en las tendencias del sector.
Por ejemplo:
Es posible que desee ver cómo la ampliación del plazo de un proyecto afectaría a los plazos de otros proyectos de su cartera, tanto en términos de dependencias como de disponibilidad de recursos. Quizás sus planes puedan continuar sin verse afectados en gran medida por el cambio de un proyecto, o quizás se produzca un efecto dominó que requiera ajustes importantes en toda la cartera.
Muchas empresas prefieren utilizar modelos puramente financieros en las simulaciones de escenarios, pero incluir otros indicadores clave de rendimiento (KPI), como la utilización de la capacidad , puede resultar muy beneficioso. No solo permite identificar los riesgos monetarios, sino también las necesidades de recursos humanos para evitar la escasez de personal. Meisterplan es un software centrado en los recursos que ayuda a evitar ejecutar demasiados proyectos a la vez, o incluso proyectos totalmente erróneos, al comprender quién se necesita y cuándo. ¿Una gran ventaja de ejecutar simulaciones de escenarios relacionados con los recursos? Encontrar formas de reducir los retrasos en los proyectos y, al mismo tiempo, garantizar que los recursos no se sobrecarguen ni se saturen.
Naturalmente, una gran ventaja del modelado de escenarios es estar preparado para posibles acontecimientos futuros, de modo que se puedan evitar (o al menos minimizar) los fracasos y las pérdidas gracias a la existencia de planes de contingencia. Esto significa evitar el temido bloqueo analítico y mantener la calma en tiempos de incertidumbre.
¿Puede el modelado de escenarios pronosticar resultados positivos?
Por supuesto, identificar y prepararse para los riesgos y los impactos negativos de los cambios es crucial, pero seguramente nadie quiere centrarse únicamente en los aspectos negativos. El modelado de escenarios es igualmente útil para identificar oportunidades y ver los impactos positivos de los cambios.
Por ejemplo:
Quizás su organización esté funcionando bastante bien y experimente retrasos mínimos en los proyectos. Por lo tanto, usted duda en contratar nuevos empleados debido a los costes adicionales asociados con la formación y la incorporación, por no mencionar los salarios adicionales. Pero más recursos significarían poder asumir más proyectos nuevos (¡no necesariamente necesarios, pero sin duda sería bueno tenerlos!). Mediante simulaciones de escenarios, puede descubrir si sería rentable contratar a nuevas personas y, en caso afirmativo, cuántas nuevas personas contratar.
El modelado de escenarios es la forma perfecta de liberar el potencial. De esta manera, puede explorar posibilidades y no hay necesidad de reorganizar sus planes basándose en corazonadas. Solo modifique su cartera real cuando haya encontrado un plan de acción satisfactorio.
Cómo empezar con el modelado de escenarios
En primer lugar, asegúrese de disponer del software adecuado para simular modelos de escenarios. Las organizaciones ejecutan múltiples proyectos simultáneamente, con una gran cantidad de recursos que deben controlar en todo momento. Debido a esta complejidad, gestionar todo en hojas de cálculo es ineficiente y requiere mucho tiempo. Recomendamos encarecidamente utilizar software especializado que le ayude a comprender sus escenarios mediante gráficos y tablas. Si está buscando algo en esta línea, Meisterplan podría ser la solución perfecta .
Para comenzar el proceso de modelado de escenarios, plantéese preguntas hipotéticas para explorar escenarios basados en situaciones, problemas y soluciones hipotéticos.
Por ejemplo, supongamos que tiene un puesto de limonada. Podría preguntarse:
• ¿Qué pasaría si hiciera un frío inusual?
• ¿Qué pasaría si trasladara mi puesto a otro lugar?
• ¿Qué pasaría si subiera los precios?
• ¿Qué pasaría si aumentara mi oferta, por ejemplo, introduciendo limonada rosa además de la normal?
• ¿Qué pasaría si introdujera diferentes tamaños de vasos?
Estas preguntas hipotéticas te permiten obtener detalles más específicos sobre la forma en que gestionas tu negocio. Debes pensar en los efectos que cada evento o acción tendría en tus ventas diarias y si los costes adicionales merecerían la pena a largo plazo. Solo así podrás desarrollar estrategias eficaces y optimizar el rendimiento de tu puesto de limonada.
Ten en cuenta los diferentes factores
Hay cosas, como el frío, que están fuera de tu control pero que pueden afectar a tus ventas. (No sé tú, pero yo no suelo tener ganas de tomar limonada en un día frío). Por otro lado, factores como introducir una opción de limonada rosa son decisión tuya: aumentaría los costes de producción, pero también podría aumentar las ventas. Sin embargo, esto significa que también corres el riesgo de no aumentar tus ventas, lo que supondría un aumento de los costes de producción sin ningún beneficio.
Hay infinidad de preguntas que podrías hacer, y cada pregunta invita a sopesar varios resultados posibles. Por eso es importante que te centres en las que realmente importan. Recopila hipótesis basadas en datos y estimaciones actuales para tomar decisiones informadas sobre las variables que podrían cambiar. A continuación, examina qué cambios serían los más probables y los más significativos para tu organización. En este punto, es importante tener en cuenta tanto los resultados positivos como los negativos.
Algunos consejos de nuestra parte
• Pregúntese: ¿qué incertidumbres está tratando de abordar? ¿Están en consonancia con sus objetivos estratégicos?
• Recopile y analice los datos actuales de su proyecto, incluidos los plazos, los presupuestos y los resultados esperados.
• Compruebe la disponibilidad de recursos y comprenda las posibles limitaciones.
• Realice estudios de mercado para obtener una visión más amplia de las tendencias del mercado, las demandas de los clientes, las acciones de la competencia y las previsiones del sector. Esto le ayudará a predecir algunos acontecimientos y cambios probables.
¿Cuáles son los tipos de escenarios? – Algunos ejemplos de la vida real
El ejemplo del puesto de limonada es fácil de conceptualizar como introducción, pero el modelado de escenarios rara vez se utiliza para algo tan simple. Ahora que está interesado en probar algunos escenarios, ¿por dónde debería empezar con sus situaciones de la vida real? Comencemos por repasar los cuatro tipos principales de escenarios:
1. Escenario base
Esto es lo que esperas que suceda si todo va según los planes existentes, antes de cualquier cambio. El escenario base es tu punto de partida a medida que ajustas las variables y adaptas el plan para crear nuevos escenarios.
2. El mejor escenario posible
Tal y como sugiere el nombre, este es el escenario en el que todo sale según los planes más optimistas. Esto significa que te has planteado múltiples preguntas del tipo «¿qué pasaría si...?» y casi todas ellas apuntaban al mejor resultado posible. Aunque puede que no sea realista esperar un o en la que absolutamente todo salga a la perfección, esto te ayuda a fijarte metas ambiciosas y a fomentar el pensamiento innovador para superar las expectativas.
Por ejemplo, en lugar de un puesto de limonada, supongamos que ahora diriges una empresa de construcción. El mejor escenario posible podría ser un auge de las infraestructuras debido al crecimiento demográfico y la urbanización. Tu empresa podría conseguir contratos a largo plazo con condiciones favorables, lo que se traduciría en mayores márgenes de beneficio. Para prepararte para esta posibilidad, tendrías que asegurarte de disponer de materiales, equipos y empleados con las habilidades pertinentes para acelerar los plazos de los proyectos y aceptar más proyectos. Si se diera este escenario, tendrías que seguir vigilando de cerca los posibles riesgos de sobrecarga y retrasos en los proyectos.
3. El peor de los casos
No se puede tener un escenario ideal sin tener en cuenta también el peor escenario posible, en el que surgen múltiples obstáculos. Realice análisis de equilibrio para determinar la cantidad mínima necesaria de cada variable para que todo siga funcionando y, a continuación, determine qué pasaría si una o más variables no alcanzaran esos mínimos. Al prepararse de antemano para las peores posibilidades, puede desarrollar planes de contingencia para mitigar el riesgo y garantizar que el impacto de los retos sea lo más reducido posible.
En el ejemplo de nuestra empresa constructora, esto podría ser una interrupción de la cadena de suministro global, lo que provocaría una escasez de materiales clave. Esto causaría retrasos en los plazos del proyecto y un aumento de los costes de los materiales, lo que afectaría a los presupuestos del proyecto. Para prepararse para este peor escenario posible, podría optar por añadir márgenes adicionales a los presupuestos monetarios y de tiempo.
4. Escenario más probable
Este es el resultado más realista según los datos actuales. Se sitúa entre el mejor y el peor de los casos. Equilibre los riesgos y las oportunidades que podrían surgir para tomar decisiones prácticas y establecer objetivos alcanzables.
En nuestra hipotética empresa constructora, el escenario más probable sería un crecimiento estable y una demanda sostenida. Esto significa que la mano de obra cualificada y los materiales 
se mantienen a los precios actuales del mercado, y su cartera sigue siendo una combinación saludable de proyectos en la que se tienen en cuenta todos los riesgos estándar. Cuando todo parece ir sobre ruedas, asegúrese de supervisar su cartera e invertir en la formación continua de los empleados. También es un buen momento para explorar oportunidades de innovación y eficiencia adicionales.
Simulación de escenarios con Meisterplan
Meisterplan facilita la creación de escenarios y la realización de simulaciones. Solo tiene que hacer una copia de su escenario base existente (denominado «Plan de registro») y realizar cambios en la copia para crear nuevos escenarios. También es posible utilizar nuestra función de simulación de escenarios para crear copias de seguridad de su cartera actual antes de realizar cambios, lo que le ofrece la opción de restaurar un plan antiguo si es necesario.
Con nuestra función de comparación de escenarios « , también es fácil evaluar diferentes posibilidades entre sí, además de ver cómo se comparan con el plan registrado (es decir, su escenario base). Podrá ver no solo números e indicadores clave de rendimiento, sino también representaciones gráficas que facilitan la comprensión de grandes cantidades de datos.
Y eso es solo una pequeña parte de lo que puede lograr con Meisterplan. Obtenga todas las funciones que necesita para gestionar con éxito su cartera de proyectos, más allá del simple modelado de escenarios. Con diferentes vistas y funcionalidades para cada necesidad, puede estar seguro de que la planificación es colaborativa y lo más precisa posible.
Mejores prácticas para un modelado de escenarios exitoso
El mayor error que cometen las organizaciones con el modelado de escenarios es no integrarlo en su proceso habitual de toma de decisiones. Aunque el modelado de escenarios es increíblemente útil para buscar formas de evitar crisis, lo importante es mantenerlo incluso cuando todo parece estar en calma. En lugar de estar constantemente apagando incendios, se pueden encontrar formas de evitar que se produzcan en primer lugar.
O, mejor aún, descubre oportunidades de mejora en lugar de limitarte a buscar riesgos y amenazas. Encuentra el equilibrio perfecto entre el optimismo y el pesimismo, de modo que puedas esperar lo mejor, prepararte para lo peor y anticiparte a lo más probable. Utiliza modelos de escenarios para presentar planes para el próximo trimestre (o cualquier otro incremento de tiempo para el que suelas planificar) con el fin de mostrar a la alta dirección los riesgos y beneficios de las acciones propuestas.
¿Resultados inesperados? ¡Que no cunda el pánico!
Pero ¿qué debe hacer si se produce una situación que no había previsto? ¡El modelado de escenarios sigue siendo posible en caso de apuro! Utilice las mismas técnicas para modelar escenarios y encontrar la mejor opción posible en las circunstancias dadas. Puede que no sea la solución ideal, pero ya dispone de las herramientas necesarias para encontrar rápidamente una solución adecuada.
No olvides tus recursos
Por último, en Meisterplan nos gustaría recordarle el factor más importante de todos sus planes: las personas. Es fácil dejarse llevar por los modelos financieros y pensar principalmente en los presupuestos y los costes operativos. Pero ¿qué hay con respecto a los recursos? Meisterplan es la herramienta perfecta para ayudarle a centrarse en la utilización de la capacidad, de modo que pueda estar seguro de que contará con los empleados adecuados cuando los necesite.
Conclusión
El modelado de escenarios es una herramienta muy útil para lidiar con la incertidumbre y anticipar posibles futuros para tu organización. Así que no hace falta ser adivino para ir dos pasos por delante. Lo que sí hace falta es comprometerse con una planificación prudente y análisis constantes. Ya sea mensual, trimestral o anualmente, hacer simulaciones de escenarios con regularidad es una práctica excelente que conviene mantener. Solo tienes que asegurarte de tener el software adecuado para facilitar ese trabajo.
Para cualquier consulta o aclaración puedes contactar con nosotros en:
atica-business-solutions-sl.odoo.com/meisterplan
Prepare sus estrategias de futuro con el modelado de escenarios