Calidad de los Datos: la clave para el éxito de la gestión del portafolio de proyectos (PPM)
El mantenimiento integral de los datos de los proyectos es un verdadero quebradero de cabeza para muchas organizaciones. Probablemente haya experimentado de primera mano la frustración que supone un mantenimiento irregular e inadecuado de los datos cuando falta información relevante.
Con la misma frecuencia, fracasan los traspasos entre herramientas o la transición de los métodos de trabajo tradicionales a los ágiles. Lo que en un principio parece un problema menor puede convertirse en un agujero negro que deteriora cada vez más la calidad de los datos. Es difícil escapar de esto y de sus consecuencias.
Una vez que te ves atrapado en este vórtice, es fácil que te arrastre a las profundidades. Si los datos del proyecto no están actualizados, ya no se pueden tomar decisiones basadas en datos válidos y la aceptación de los usuarios de tu herramienta PPM disminuye. Los altos costes de mantenimiento de los datos, los procesos inadecuados y la falta de incentivos para participar dificultan salir de este círculo vicioso.
Para romper el ciclo, es útil basar la calidad de los datos en los pilares de la automatización, los procesos y la descentralización.
Mejor calidad de los datos gracias a la automatización
Según nuestra experiencia, las altas expectativas en materia de automatización suelen chocar con la implementación práctica. Los equipos suelen ansiar una solución sencilla. Sin embargo, esto puede fracasar debido a la falta de un marco conceptual. El resultado es que se conectan varias herramientas de forma aleatoria y se agregan datos sin ton ni son, o que no se establece ninguna conexión. Por otra parte, la tarea de automatización se delega cada vez más al departamento de TI, que ahora tiene que ocuparse de la regulación y la definición de nuevas interfaces, además de sus propios proyectos.
Automatización frente a automatización parcial
La automatización parcial es una solución pragmática para reducir el esfuerzo. Los subprocesos se pueden digitalizar en varios sistemas y los datos se pueden importar o exportar directamente al software PPM a través de un punto de conexión. Esto se denomina middleware. Con su lenguaje de programación fácil de usar, el middleware ofrece las ventajas de permitir una comunicación fluida entre el software PPM (¡no dude en probar Meisterplan!) y los sistemas de terceros con un esfuerzo manual mínimo. El proceso de automatización parcial somete los factores de entrada a un nivel adicional de control.
A diferencia de la transferencia de datos totalmente automatizada, la automatización parcial también ofrece la ventaja de que no es necesario transferir todos los datos, sino solo los datos relevantes. Por ejemplo, los datos deseados pueden intercambiarse entre una herramienta de gestión de tareas o de recursos humanos y el software PPM.
Los informes de inteligencia empresarial (BI) también pueden ayudar a procesar datos importantes de la empresa que se utilizarán como base para las decisiones de PPM. Sin embargo, muchas pequeñas y medianas empresas solo se centran en la automatización de forma limitada. En estos casos, puede ser beneficioso iniciar el PPM de una manera más sencilla y manual, lo que permite una expansión y automatización graduales más adelante.
Obstáculos y consejos: lo que dicen nuestros clientes
A menudo nos encontramos con grandes cantidades de información dispersa en islas de software. Es evidente que fusionar todo este caos solo crea más confusión. Cualquiera que desee automatizar con éxito la gestión de proyectos y carteras debe identificar primero los puntos débiles existentes y plantearse la mejor manera de abordarlos. Pero no se preocupe: al interesarse por este artículo, ya ha dado el primer paso.
Ahora es posible que se enfrente al reto de fusionar datos descentralizados y ampliar aún más la madurez de su PPM. Según la experiencia de nuestros clientes, es esencial contar con un middleware adecuado para fusionar la información necesaria sobre los procesos de PPM de todos los sistemas relevantes. Por ejemplo, la plataforma low-code Zapier se puede utilizar para transferir las ausencias desde un sistema de RR. HH. Otro ejemplo de implementación de integraciones es el conector Power Automate, que se puede utilizar para automatizar pasos de trabajo recurrentes entre sistemas de terceros y su herramienta de PPM para evitar la duplicación del mantenimiento de datos.
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Mejor calidad de los datos gracias a los procesos
La transferencia fluida de datos y la disponibilidad de una solución de software inteligente como fuente de información veraz no son suficientes para garantizar la calidad de los datos. Un componente clave para sentar las bases del éxito de la calidad de los datos en PPM es un proceso adecuado. Este proceso debe proporcionar a la organización un marco de acción flexible.
Esto significa que el proceso debe:
• Tener una directriz clara
• Centrarse solo en la información más importante
• Representar a la organización
• Tener en cuenta a los consejos y responsables de la toma de decisiones establecidos
A la hora de planificar proyectos individuales, un número excesivo de proyectos en consideración y un nivel de detalle innecesario suelen suponer un obstáculo. En su lugar, se debe utilizar una planificación continua con un enfoque claro en los proyectos relevantes en ese momento. En este caso, «continua» significa que las nuevas iniciativas y los proyectos existentes se comparan y evalúan periódicamente. Esto garantiza que los proyectos más importantes reciban la máxima prioridad en todo momento, y que la intensidad de la planificación se ajuste en función de su importancia para evitar la sobrecarga.
Obstáculos y consejos: lo que dicen nuestros clientes
«No tengo tiempo para planificar». O «Mi equipo está sobrecargado».
Estas citas y opiniones similares tienen la rara capacidad de evocar sentimientos encontrados en nosotros. Por un lado, nos da pena cualquiera que esté sobrecargado de tareas y tenga una agenda muy superior a su capacidad disponible. Por otro lado, nos molesta que la falta de planificación y disponibilidad de recursos ponga en peligro la coordinación de proyectos entre departamentos. Entonces, ¿qué podemos hacer para evitar que la situación empeore?
Nuestros clientes recomiendan asegurarse primero de que se cuenta con las competencias necesarias. Esto significa que un proceso de PPM solo puede tener éxito si los responsables son capaces de establecer objetivos comunes e individuales con el fin de...
• Comunicar todo con claridad
• Diseñar etapas de proceso individuales
• Coordinar las etapas de forma colectiva
Las decisiones no deben tomarse basándose en corazonadas, sino en reglas claras.
Una buena comunicación y una coordinación conjunta son esenciales para una planificación exitosa del proceso.
No obstante, nuestros clientes también recomiendan conceder a los responsables cierta libertad para mantener la motivación y la participación a lo largo de todo el proceso. En términos concretos, esto significa que un proceso PPM estructurado debe presentarse menos como una «obligación» y más como una especie de «servicio» que facilita las cosas a todos los implicados.
Mejor calidad de los datos gracias a la descentralización
Probablemente hayas oído hablar antes del término «gestión del cambio ». ¿Sabes lo que significa en la práctica? «Cambio» parece bastante sencillo. Pero, ¿en qué dirección se debe cambiar? ¿En qué se debe centrar la atención? ¿Y cómo se convence a toda una empresa para que cambie de rumbo? Cuando se establece una nueva dirección, a menudo no se comunica a todo el equipo. Entonces no queda claro quién debe tomar la iniciativa y cuándo.
No se puede culpar a los responsables de la toma de decisiones por ello, ya que se enfrentan cada día a innumerables métodos de gestión y modelos estratégicos nuevos. Encontrar el camino correcto en este mar de posibilidades es una tarea titánica. Para evitar tener que soportar esta carga en solitario, tiene sentido involucrar directamente a los gestores de proyectos y recursos en PPM.
La descentralización es la palabra clave aquí. Para garantizar que todos los implicados cumplan con sus obligaciones, las tareas deben asignarse claramente y los incentivos individuales deben definirse de antemano. También es aconsejable involucrar a los gestores de cartera para garantizar una navegación fluida incluso en tiempos turbulentos. Estas guías individuales actúan como una especie de faro de cambio, garantizando una comunicación clara del curso de acción en todo momento, impulsando activamente el cambio y motivando a todos a implementarlo juntos.
Obstáculos y consejos: lo que dicen nuestros clientes
Según nuestra encuesta, la mentalidad de silo y las políticas rígidas obstaculizan la implementación exitosa del cambio. ¿Por qué cambiar lo que (más o menos) ha funcionado hasta ahora? La resistencia a lo nuevo y desconocido conduce a discusiones interminables, negociaciones agotadoras o malentendidos generalizados.
Para que se establezca la descentralización, es esencial contar con un embajador claro, alguien que haga tangibles los beneficios para todos los involucrados y apoye el impulso conjunto para el cambio. Solo habrá un impulso para contribuir activamente a la resolución de problemas y un proceso de PPM intacto cuando cada eslabón pueda ver los beneficios por sí mismo.
En este punto, la experiencia de nuestros clientes demuestra que el coaching en PPM, por ejemplo, resulta útil para identificar los beneficios individuales para todos los participantes. Póngase en el lugar de su homólogo: ¿por qué debería participar esta persona en PPM? Una respuesta clara a esta pregunta genera motivación y llama la atención de cada individuo sobre el tema del mantenimiento de datos. En resumen, la concienciación y los incentivos garantizan en última instancia que la calidad de los datos se mantenga activamente en PPM.
Conclusión
Garantizar la calidad de los datos no es una tarea fácil, pero tampoco es imposible. Supere este círculo vicioso combinando hábilmente la automatización, los procesos y la descentralización en función de las necesidades de su organización.
Opte por una automatización parcial basada en los datos necesarios y cree una estructura concreta para seleccionar y gestionar la información relevante para la toma de decisiones. La calidad de los datos debe mantenerse regularmente para obtener beneficios a largo plazo. Destaque claramente las ventajas para todos los empleados y utilice a líderes reconocidos como pioneros para integrar de forma sostenible la calidad de los datos en su empresa.
Para cualquier consulta o aclaración puedes contactar con nosotros en:
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Calidad de los datos: el talón de Aquiles de la gestión de carteras de proyectos