Presentamos ClickUp
"De tanto en tanto en Atica nos dedicamos a buscar y comparar herramientas para la gestión del trabajo y ya hacía bastante tiempo que no lo hacía personalmente. Estos últimos meses me he dedicado a buscar una alternativa a Jira, una solución emergente, tecnológicamente moderna y que aporte beneficios que el usuario sienta rápidamente. La elegida ha sido ClickUp, una solución con apenas 9 años de vida y que da un salto adelante en la gestión del trabajo de aquellos que generamos activos digitales (software, imágenes, videos, documentos,…) o gestionamos proyectos u operaciones."
Las principales razones por las que me decanto por ella son las siguientes:
1. Dispone de multitud de funcionalidades (que luego veremos) que permiten que el usuario final no tenga que ir cambiando de herramienta para ir gestionando su trabajo.
2. Dispone también de multitud de integraciones con herramientas ampliamente extendidas para ayudar y colaborar en el trabajo del día a día (soluciones de desarrollo, dibujo, documentación, colaboración, correo, …).
3. La migración de otras soluciones parecidas, como Monday, Asana, Jira o Confluence es rápida a herramientas de importación de datos.
4. Por todos estos puntos, los períodos de implantación son cortos. Además, es fácil empezar con un equipo e ir extendiendo su uso a otros equipos y departamentos de forma independiente.
5. Es una solución moderna, fácil de usar y con una IA que va ayudando a los usuarios en la medida en la que va aprendiendo y se la va entrenando, convirtiéndose en un asistente excelente para el responsable de equipo.
6. ClickUp es para todo tipo de trabajo y proyectos. Habitualmente estas soluciones han ido orientadas bien a equipos de desarrollo o TI, bien a equipos de ingeniería. ClickUp aporta soluciones para los equipos de Marketing, Ventas, Operaciones, Desarrollo de Software, Ingeniería, … es decir, para todos los equipos que generan activos digitales (documentos, imágenes, software, videos, presentaciones, audios, …) o para los equipos que realizan proyectos (equipos de desarrollo de software, implantación de infraestructuras, proyectos de ingeniería, construcción, campañas de marketing, …). Es para toda la organización.
7. Todo esto conlleva ahorros de tiempo y costes muy evidentes que facilitan enormemente la implantación con éxito, disminuyendo la resistencia al cambio.
La verdad, es una solución fácil de usar, fácil de administrar y que no necesita desarrollos, salvo que quieras integrarla con una solución de las que no están incluidas en su paquete de integraciones.
¿Y como lo hace?
¿Qué funcionalidades trae? Para responder a esto necesitaré unas cuantas publicaciones, pero aquí os doy un adelanto.
- Gestión de tareas y proyectos, obvio. Incluye plantillas de tareas y proyectos para todos los departamentos de tu organización.
- Sprints, épicas, historias de usuario y todo lo que un equipo ágil necesita para trabajar ágilmente.
- Documentos y plantillas, con versionado, comentarios, aprobaciones y vinculación a tareas.
- Hojas de tiempo, registra el tiempo por actividad automáticamente o bien con la integración con Chrome, sin salir de tu aplicación favorita
- Pizarras, al igual que los documentos. Genera diagramas, dibujos y esquemas que ayuden a tu equipo a llevar a cabo su trabajo.
- Formularios, para registrar todo tipo de peticiones y convertirlos en tareas o proyectos.
- Colaboración con chats y videollamadas que se reflejan en tu hoja de tiempos.
- Objetivos y OKRs, gestiona los objetivos de tu departamento, equipo y proyecto.
- Visualizaciones con dashboards, Gantts, mapas mentales y calendarios integrados con Google y Outlook.
- Personalizable, creación de atributos personalizados por departamento, equipo o incluso proyecto. Además, permite la generación de automatizaciones, incluyen la capacidad de integrarse con otras soluciones con Webhooks.
- IA integrada, que permite resumir Proyectos, tareas, calcular el estado de tareas, hacer búsquedas en documentos, chats y comentarios e incluso aprender respuestas automáticas para reducir tu tiempo como primera línea de soporte.
Y mucho más, como validación de entregables digitales (imágenes, documentos, videos, audio, …), toma de notas de reuniones, notificaciones, recordatorios, hitos y multitud de integraciones (GitHub, GitLab, Teams, Google Calendar, Zendesk, Gsuite, Dropbox, Dropbox, Bibucket y muchas más).
Finalmente el precio. Personalmente creo que algunas empresas le dan mucha importancia al precio de licencia y no tanto al ahorro que conlleva la implantación. También habría que mirar con más detalle el tema del mantenimiento de la aplicación, que en este caso puede ser administrada incluso por el equipo. Las tarifas que ofrece ClickUp dependen de las funcionalidades que uno quiera tener, y a continuación os hago un resumen e indico el precio a día de hoy:
- Free Forever, como su nombre indica, es gratuita. Tiene muchas funcionalidades, aunque no es apenss personalizable. Está bien para un equipo, para uso personal y para probar la herramienta (ofrece todas las opciones en la interfaz, pero avisa cuando una de ellas requiere una versión superior). Ofrece tableros Kanban, Sprints, documentos, 60 MB de espacio, 1 tipo de formulario (1 tipo de petición) y 1 espacio de trabajo (para un departamento o área).
- Ultimate, por 7$ usuario/mes. Ofrece multitud de características ilimitadas (almacenamiento, espacios de trabajo, proyectos, campos personalizados, formularios,…), permite personalizar algunos permisos de los invitados, objetivos y OKRs y gestio´n de recursos básica. Como máximo para 3 equipos.
- Business, por 12 $ usuario/mes. Ofrece equipos ilimitados, mapas mentales, historial de mensajes, vistas personalizables ilimitadas, automatizaciones ilimitadas, exportación personalizable y SSO con Google o 2FA.
- Business Plus, por 19$ usuario/mes ofrece funcionalidades completas para cualquier organización media. Formularios avanzados y con más nivel de personalización, gestión de capacidad y carga de trabajo personalizada y más de 25.000 automatizaciones por mes entre otras cosas.
- Enterprise, para grandes empresas con múltiples equipos interactuando entre sí. El precio es personalizado según el volumen de usuarios y podéis solicitarlo en ClickUp | Atica Business Solutions. Algunas funcionalidades adicionales son sub-tareas en múltiples proyectos, publicaciones ilimitadas, hospedaje en la UE, acceso a los servicios gestionados y un gestor de ClickUp asignado a la cuenta.
Como es normal, cada versión incluye las características de la anterior. El soporte es siempre 7x24 y tienen prioridad los suscriptores Business y Enterprise.
Y para que podáis echarle un vistazo, aquí os dejo un video introductorio:
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