Software PPM, ¿cómo ahorra trabajo?
“En mi opinión lo más complicado de vender/implantar una solución de gestión del trabajo o gestión de proyectos es dar visibilidad al valor que aporta. Esto se debe, fundamentalmente, a que hoy en día hay muchas empresas que no saben cuánto tiempo se invierte en gestionar un proyecto ni el tiempo que se dedica un usuario en ir cambiando de aplicación para registrar las horas ni los tiempos de espera en aprobaciones. ”
Como nada de esto se mide, es imposible comparar lo que cuesta realizar la tarea sin software y por lo tanto cuánto tiempo se ahorra. En otros sitios, ni siquiera se realizan tareas de gestión (ni informes, ni actas de reunión, ni un seguimiento mínimamente riguroso de las actividades de los equipos) y ahí es imposible vender o implantar la correspondiente solución PPM. Aún así, haciendo un cálculo muy simple, los números ya salen. Un informe de estado de proyecto cuesta aproximadamente 8 horas al mes (siendo optimista) si se hace con hojas de cálculo y consolidando la información de varios orígenes. El coste de un jefe de proyecto en España está alrededor de 35 €/hora, 35 x 8 = 280 €/mes vs 40 €/mes que cuesta una solución que te automatice totalmente el informe. Los números salen con suma facilidad.
¿Y los integrantes del equipo? Esos grandes abandonados por las soluciones de gestión de proyectos no ven nunca una mejora en su día a día por hacer una hoja de tiempos o actualizar las tareas asignadas, simplemente es una herramienta de registros del trabajo. Hasta ahora. Ahora soluciones como ClickUp eliminan los tiempos de cambio de aplicaciones, entre la aplicación de gestión y las apps que utilizan para su día a día. Y ojo, se invierte un 9% del tiempo en ir cambiando de aplicaciones y empezar a buscar información en una app u otra. Si además añadimos una IA que ayuda proactivamente en búsquedas, actualizaciones del estado de tareas y proyectos, responden nuestras dudas y automatizan la generación de proyectos o asignación de tareas, el ahorro es enorme.
Hoy en día invertir en una solución para la gestión del trabajo se me hace imprescindible, de igual importancia que disponer de un CRM o un ERP. El trabajo tanto de los responsable como de sus equipos puede ser automatizado y optimizado, siempre sabiendo elegir una buena solución que se ajuste a las necesidades de tu organización.
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