“En los últimos 25 años he estado viendo la evolución de los sistemas de gestión de proyectos, desde los sistemas hechos con tecnología servlet y applet hasta los actuales basados principalmente en javascript y HTML5. Y no voy a hablar más de tecnología, pues pretendo más bien mostrar la evolución funcional de dichas soluciones y por lo tanto, de como hemos ido cambiando nuestra forma de trabajar en las empresas.”
Inicialmente los sistemas obedecían al principal objetivo de cumplir con la calidad establecida, bien por la ISO, ANSI o por modelos de madurez tipo CMMI. Las herramientas eran más estrictas y restrictivas y estaban enfocadas sobretodo a alinearse con el PMBoK y al uso de las métricas de valor ganado. Soluciones todo-en-uno com Niku Clarity (ahora Clarity PPM), Planview, Changepoint o Artemis disponían de funcionalidades completas de gestión de la demanda, proyectos y carteras, siempre encorsetados bajo paradigmas basados en la calidad. Todo debía estar registrado y seguir los procesos establecidos. Esto, en mi experiencia, generaba mucha resistencia a su uso por parte de los técnicos, a quienes dichas soluciones no aportaban ningún valor, más que disponer de un lugar donde registrar sus horas.
Dicha resistencia al cambio provocaba la ausencia de datos o bien que se registraran de forma tardía, lo que no servía para el propósito de escalar la información a la dirección para ayudar a la toma de decisiones. Es por esto que dichas soluciones intentaron evolucionar a un marco funcional en el que la colaboración tuviera más peso que la calidad del dato, en el que se podía permitir cierto grado de libertad a los usuarios sin salirse del modelo establecido. También empearon a aparecer soluciones en las que el foco ya no es el proyecto si no el equipo. Estas soluciones ponían el foco en ayudar a los equipos a auto-gestionarse y que les ayudara a establecer planificaciones a corto plazo más fácilmente, además de estar enfocadas a que cada equipo estableciera su propio proceso de producción. Soluciones como Jira, Rally o Vision One son de este tipo, aunque difieren en que unas están más alineadas con la gestión Agile del trabajo y otras permiten incluso más libertad, como el caso de Jira. Otro punto fuerte de focalizarse en los equipos fue que se empezaron a desarrollar integraciones con las herramientas de uso cotidiano por los equipos, lo cual facilitaba mucho su trabajo. Actualmente ya estamos viviendo las consecuencas de este tipo de soluciones, elevados costes de mantenimiento especializado debido a que cada equipo gestiona el trabajo a su manera (y por lo tanto hay que hacer configuraciones y mantenimientos personalizados por equipo) y a que es muy difícil escalar información de una forma homogénea tal como la requiere la dirección.
Con el tiempo, las herramientas más antiguas fueron modernizándose y aportando un poco más de valor a los equipos, y las de gestión de equipos intentaron mostrar información para la dirección de una forma más clara y sencilla. Total, que se hicieron apaños, parches y plugins para ir cubriendo las necesidades que no se cubrieron inicialmente, convirtiéndose en Frankensteins difíciles de administrar.
Ahora, la gestión del trabajo desde la pandemia (y antes) requiere de sistemas en los que los equipos no se salgan de su “espacio de trabajo”. El espacio de trabajo es ahora un lugar virtual en el que el usuaro entra y no lo abandona para completar sus tareas hasta finalizar las tareas y comunicarse con el resto del equipo, sus clientes y directivos. Además, deben disponer de “ayudantes virtuales” (la tan consabida IA) que reduzcan los tiempos de búsquedas, recopilación de información, redacción de actas de reunión y que sea capaz de actualizar los estados de las actividades en base al historial y datos actuales de las actividades. Como he dicho, todo esto sin salirse del espacio de trabajo, lo que significa que algunas aplicaciones deben estar integradas dentro de él. Un ejemplo de todo esto es ClickUp, una solución que dispone de características como:
Chat y videollamadas para que las reuniones queden automáticamente registradas en el sistema y la IA pueda analizarlas.
• Documentos, parte fundamental del trabajo digital es realizar documentos, actas, manuales, etc. Disponer de esta funcionalidad ayuda a vincular la documentación al trabajo y la completitud a su aprobación.
• Vistas diferenciadas para ayudar a ver la información fácilmente. Vistas de tipo Gantt, Listas, Tableros, Mapas mentales y otros dashboards personalizables forman parte de ClickUp.
• IA, un asistente que te resumen el estado de una tarea, los comentarios que hay en ella, un canal de chat. También te ayuda a generar tareas por tipo de proyecto en tu equipo, entrando más o menos al detalle conlo que registres, o que sea capaz de priorizar tareas de tu backlog en base a la descripción de la misma.
• Integraciones con soluciones como Slack, Teams, GitHub, GitLab, Salesforce, DropBox, Google Chrome, etc te permitirán disponer de un ecosistema de trabajo integrado y que ahorre tiempo a tu personal.
En fin, mi conclusión es que ahora es el tiempo de las soluciones que ahorran tiempo de verdad, tanto a los integrantes de equipos como a sus responsables y nuestra elección para esto es ClickUp. Podéis empezar a usarlo en el siguiente enlace:
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